Entrega-recepción
La entrega-recepción es el proceso por el que un administrador saliente entrega al entrante la documentación, las cuentas y los accesos del condominio.
También se le dice cambio de administración, traspaso de administración.
La entrega-recepción cierra una administración y abre la siguiente. Se hace con acta, con inventario y con plazo, para que el condominio no quede sin acceso a su propio dinero ni a sus propios papeles.
Qué se entrega
Tres bloques. Legal: escritura constitutiva, reglamento interno, libro de actas, convocatorias, contratos vigentes y expedientes de personal. Financiero: estados de cuenta bancarios, conciliaciones, saldos por unidad, facturas y comprobantes, saldo del fondo de reserva. Físico: llaves, controles, inventario de equipo, bitácoras de mantenimiento y garantías.
Falta uno que casi nunca aparece en las listas y es el que más duele: los accesos digitales. Tokens del banco, contraseñas del correo del condominio, el sistema de videovigilancia y el software de administración. Sin eso, el entrante empieza a ciegas.
Los plazos cambian por estado
Entre las leyes revisadas, van de "inmediatamente" a quince días, algunas exigen acta y otras auditoría, y hay estados donde el proceso simplemente no está regulado. Cuando la ley no lo fija, conviene que el reglamento interno lo haga.
El periodo de revisión
El administrador entrante necesita tiempo para revisar lo recibido antes de firmar de conformidad. Una a dos semanas hábiles es lo que se acostumbra. Firmar el día de la entrega convierte cualquier faltante en problema del que llegó.
En Kondable
La administración se transfiere a otra persona sin perder el histórico de la comunidad, y la bitácora deja constancia del cambio.
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