Nota de crédito
La nota de crédito es el documento que cancela total o parcialmente un cargo ya emitido, sin borrarlo.
También se le dice ajuste a favor.
Una nota de crédito corrige un cobro que no procedía: el cargo se quedó donde estaba y encima queda el documento que lo reduce. El saldo del residente baja, y el historial sigue mostrando qué se cobró, cuánto se canceló y por qué.
Por qué no se borra el cargo
Borrar es cómodo y deja al condominio sin defensa. Si el cargo desaparece, nadie puede explicar después por qué el mes de mayo tiene menos ingreso del que debía, ni demostrar que la reducción fue una decisión y no un error de captura. La nota de crédito deja huella; el borrado deja hueco.
Cuándo se usa
Cuando el cargo salió con el monto equivocado, cuando se cobró un servicio que la unidad no tenía, cuando la asamblea aprobó una condonación puntual o cuando un recargo se aplicó a alguien que sí pagó a tiempo. En todos los casos conviene que quede escrito el motivo: la nota sin motivo es la que se cuestiona en la siguiente asamblea.
Lo que no es
No es un pago. Un pago dice que entró dinero; una nota de crédito dice que ese dinero ya no se va a cobrar. Registrar condonaciones como pagos infla el ingreso reportado y deja al presupuesto sin manera de cuadrar.
En Kondable
Las notas de crédito se emiten contra un cargo existente, quedan en el estado de cuenta del residente y en la bitácora, con su motivo.
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