Notas de crédito

Un cargo emitido no se edita: su monto quedó congelado el día que salió, y así es como un estado de cuenta se vuelve confiable. Pero los errores y los acuerdos existen - se cobró de más, la asamblea aprobó una bonificación, se perdonó un recargo a quien regularizó su adeudo. Para eso existe la nota de crédito: reduce lo que un cargo debe sin registrar dinero, con motivo obligatorio y con nombre y apellido en la bitácora.

Cuándo usar una nota de crédito

• Error en el cargo. Se cobraron $2,000 cuando la cuota era $1,500: un ajuste de $500 corrige el saldo sin cancelar el cargo ni tocar los pagos que ya recibió.
• Bonificación. La asamblea decidió absorber parte de una reparación o premiar un convenio de pago.
• Recargo perdonado. El vecino regularizó su adeudo y el comité acordó perdonarle la mora.

Cuándo no. Si el cargo entero estuvo de más y nadie le ha abonado, cancélalo - para eso existe la cancelación con motivo. La nota de crédito es para el perdón parcial, o para cargos que ya tienen pagos encima.

Cómo ajustar un cargo

1. Abre Cargos y encuentra el cargo (puedes llegar filtrando desde la unidad).
2. Presiona Ajustar.
3. Escribe el monto, el motivo (obligatorio: es lo que va a leer el comité) y la fecha del ajuste.

El saldo del cargo baja en ese momento y su estado se actualiza solo: si el ajuste cubre todo lo que faltaba, el cargo queda saldado. En la lista, el cargo muestra cuánto se le ajustó como un renglón aparte de lo pagado - lo que entró en dinero y lo que se perdonó nunca se mezclan.

Lo que una nota de crédito no puede hacer

• Exceder el saldo del cargo. Un ajuste mayor a lo que se debe generaría saldo a favor de dinero que nunca entró; Kondable lo rechaza.
• Ajustar un cargo pagado o cancelado. Sin saldo pendiente no hay nada que perdonar.
• Desaparecer. Las notas no se borran: se cancelan con motivo, y la nota cancelada queda en la lista con su historia completa.

Cancelar una nota

Si un ajuste se capturó por error, cancélalo desde Notas de crédito: pide motivo y el adeudo vuelve a contar de inmediato. Si lo que se cancela es el cargo, sus notas se cancelan en cascada - un ajuste a una deuda que ya no existe no ajusta nada.

Preguntas frecuentes

¿La nota de crédito le genera saldo a favor a la unidad? No. Solo reduce el saldo del cargo al que se aplica, con tope en lo que ese cargo debe. El saldo a favor solo nace de dinero real que entró de más.

¿Quién puede crear notas de crédito? Es un permiso propio (Crear notas de crédito), separado de registrar pagos. De fábrica solo el rol de administrador lo trae: perdonar deuda es una decisión de administración, no de captura. Puedes otorgarlo a otros roles desde Roles y permisos.

¿Dónde queda el rastro? Cada nota guarda quién la autorizó, cuándo y por qué, y todo queda en la bitácora de la comunidad: quién ajustó, cuánto, a qué cargo y con qué motivo.