Registrar gastos

Los gastos son la otra mitad de las finanzas: lo que la comunidad paga. Kondable registra desde el "le pagué $500 al plomero" hasta la factura formal que se liquida en partes, y con eso responde las dos preguntas que importan: ¿en qué se fue el dinero? y ¿qué debemos todavía?

Registrar un gasto ya pagado

El caso más común: pagaste y lo capturas. En Gastos → Registrar gasto:

1. Escribe el concepto y elige la categoría.
2. Si el proveedor está en tu directorio, elígelo - su categoría viene preseleccionada.
3. Captura el monto y la fecha, y adjunta el comprobante si lo tienes.
4. Con Ya está pagado activado, di de qué cuenta salió el dinero y cómo se pagó.

Un solo paso y el gasto queda registrado y pagado.

Facturas por pagar

Para llevar control formal, desactiva Ya está pagado: la factura queda registrada como cuenta por pagar, con fecha de vencimiento opcional. Desde su detalle registras los pagos cuando salgan - completos o parciales - y Kondable lleva el saldo pendiente. Si el vencimiento pasa sin liquidarse, la verás marcada como vencida, en rojo.

En la lista, el filtro Por pagar te enseña todo lo que debes a proveedores, y las tarjetas de arriba suman lo gastado, lo pagado, lo por pagar y lo vencido del filtro que estés viendo.

IVA y retenciones

El desglose fiscal es opcional y aparece solo si lo pides. Al activar Desglosar IVA y retenciones capturas el IVA trasladado (con un atajo para calcular el 16%), el IVA retenido, el ISR retenido y la retención estatal - el total se calcula solo. Si no lo necesitas, el formulario es monto y ya.

Pagos parciales

Una factura puede liquidarse en varios pagos. Cada uno registra su fecha, método, cuenta y comprobante; el saldo de la factura baja con cada pago y su estado cambia de Pendiente a Pago parcial y a Pagada cuando llega a cero.

Cancelar

Un gasto o un pago capturado por error se cancela con motivo, nunca se borra: la fila queda marcada y el motivo va a la bitácora con el nombre de quien canceló.

• Cancelar un pago regresa ese monto al saldo de la factura.
• Cancelar una factura cancela también sus pagos: dinero que "pagó" un gasto cancelado es un error de registro, no un saldo a favor del proveedor.

Importar tu historial desde Excel

Si vienes de una hoja de cálculo, no captures el pasado a mano. En el menú de opciones de Gastos elige Importar histórico, descarga la plantilla y llénala - un gasto por fila. La categoría debe existir en tu catálogo; los proveedores que no existan se crean solos con su nombre. Si una fila tiene errores no se importa nada: corriges y vuelves a subir. Exportar a Excel descarga el registro completo con el filtro que tengas puesto.

Quién ve los gastos

Quien tenga permiso de ver gastos consulta el registro - el comité de vigilancia lo trae de fábrica, porque revisar en qué se gasta es su trabajo. Registrar es de quien administra (la plantilla de Contador también lo trae); cancelar, solo de quien tenga ese permiso. Los residentes no entran aquí: ellos verán el resultado en los reportes de transparencia. Los permisos se ajustan en Roles y permisos.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que registrar al proveedor antes de capturar su gasto?

No. El proveedor es opcional: "pagué $500 al plomero" se captura con concepto, monto y categoría. Si después lo registras en Proveedores, sus siguientes gastos quedarán ligados a él.

¿Qué archivos puedo adjuntar como comprobante?

Fotos (JPEG, PNG, WebP) y PDF. El archivo sube directo al almacenamiento - tu celular puede subir la foto del recibo sin pelearse con la señal.

¿Por qué no puedo pagar más del saldo?

Un pago que excede lo que la factura debe casi siempre es un error de captura, y a diferencia de las cuotas de los vecinos, aquí no hay "saldo a favor" del proveedor que guardar. Si pagaste de más en la vida real, regístralo como un gasto aparte.

¿Puedo editar un gasto ya registrado?

No: se cancela con motivo y se captura de nuevo. Un registro de dinero que se puede editar en silencio no le sirve a nadie como evidencia; la cancelación deja rastro.

¿La suscripción de Kondable también se registra aquí?

Si en Suscripción → Facturación agregas a Kondable como proveedor y pides registrar cada factura como gasto, el CFDI de cada cobro entra solo: pagado, con el PDF adjunto, en la categoría y cuenta que elegiste. No lo capturas a mano.