Cuentas de tu comunidad

Una cuenta es un lugar donde vive el dinero de la comunidad: la cuenta de banco a nombre del condominio, el efectivo que se cobra en administración, o el fondo de reserva apartado para obras. Todo pago que registres entra a una cuenta y todo gasto sale de una.

Cuando creas tu comunidad, Kondable te deja lista una Cuenta Operativa para que puedas empezar. Ábrela, ponle el nombre que ustedes usan y complétale los datos.

Los tres tipos de cuenta

Tipo	Para qué
Bancaria	La cuenta de banco del condominio. Lleva banco, CLABE y número.
Efectivo	Caja chica, cobro en administración, dinero en mano.
Fondo	Dinero apartado: fondo de reserva, obras, contingencias.

Solo las cuentas bancarias piden datos de banco. Si cambias una cuenta a efectivo o fondo, esos datos se borran: una caja chica no tiene CLABE.

Crear una cuenta

1. En tu panel, entra a Cuentas y presiona Nueva cuenta.
2. Ponle un nombre con el que la reconozcas ("Cuenta Operativa", "Fondo de Reserva"), no el nombre del banco.
3. Elige el tipo.
4. Si es bancaria, agrega banco, CLABE y número de cuenta. La CLABE se verifica: si te falta un dígito o traspones dos, Kondable te avisa antes de guardarla.
5. Captura el saldo inicial si vienes de otro sistema (ver abajo).

Si vienes de Excel o de otro sistema

Esta es la parte que hace que los números cuadren desde el primer día. Al crear cada cuenta, captura:

• Saldo inicial: lo que esa cuenta tenía el día que empezaste a llevar el control en Kondable.
• ¿A qué fecha?: el día del corte con tu sistema anterior.

Sin el saldo inicial, tus reportes arrancan en cero y no van a coincidir con tu estado de cuenta del banco. Con él, todo lo que registres a partir de hoy se suma sobre lo que ya tenías.

Un orden que funciona para mudarse:

1. Corta tu Excel en una fecha, por ejemplo el último día del mes.
2. Anota el saldo de cada cuenta a esa fecha.
3. Crea las cuentas en Kondable con esos saldos y esa fecha.
4. De ahí en adelante, registra todo en Kondable.

El saldo inicial se puede corregir después si te equivocaste: entra a la cuenta y cámbialo. El cambio queda anotado en la bitácora con quién lo hizo y cuándo.

La cuenta principal

Una de tus cuentas es la principal: la que se propone por omisión cuando registras un pago. Siempre hay exactamente una.

Para cambiarla, presiona la estrella de otra cuenta en el listado. La que era principal deja de serlo automáticamente.

La cuenta principal no se puede desactivar. Si quieres sacarla de circulación, primero marca otra como principal.

Desactivar una cuenta

Cuando dejas de usar una cuenta -cerraste el banco, se acabó el fondo- desactívala en lugar de borrarla. Deja de aparecer para registrar movimientos nuevos, pero su historial se conserva completo, que es lo que necesitas cuando alguien pregunta por un pago de hace dos años.

Desde tu celular

Las cuentas también están en la app, en la barra de abajo (o dentro de Menú si tu comunidad tiene más secciones de las que caben). Puedes consultarlas, crear una nueva, editarla, cambiar cuál es la principal y activarla o desactivarla, igual que en la web.

Quién puede verlas

Solo los administradores. Los datos bancarios -CLABE, número de cuenta- no se comparten con el comité ni con los residentes. La transparencia hacia ellos va por los reportes y los estados de cuenta, no por el catálogo de cuentas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas cuentas necesito? La mayoría de los condominios opera con una o dos. Agrega más solo si de verdad manejas el dinero por separado: no hay ninguna ventaja en dividir de más.

¿Puedo borrar una cuenta? No. Se desactiva. Borrarla dejaría movimientos huérfanos y rompería tus reportes de años anteriores.

¿El saldo se actualiza solo? El saldo inicial es el punto de partida que tú capturas. Los movimientos que lo suman y lo restan llegan cuando registras cuotas, pagos y gastos.