Registrar pagos

Un cargo dice lo que una unidad debe. Un pago es el dinero que entró: cuánto, de quién, a qué cuenta y qué cargos liquidó. De aquí salen los saldos que ve el vecino y los números que presentas en la asamblea.

Registrar un pago

1. En tu panel, entra a Pagos y presiona Registrar pago.
2. Elige la unidad y escribe el monto que entró.
3. Pon la fecha del pago. No es un detalle: es la que decide si alcanza el descuento por pronto pago.
4. Elige método y, si aplica, la referencia (clave de rastreo, folio de la ficha).
5. Elige la cuenta que recibió el dinero.
6. Adjunta el comprobante si lo tienes: la ficha del depósito, la captura de la transferencia o el PDF que manda el banco. Desde el celular eliges de dónde sale: tomarle la foto ahí mismo, buscarla en tus fotos o abrir el archivo.
7. Antes de guardar, Kondable te enseña qué cargos liquida y qué queda debiendo.

La cuenta del pago es la real, no la esperada

La cuota apunta a una cuenta -a dónde debería entrar el dinero-, pero el vecino que paga en efectivo lo deja en la caja chica. Registra la cuenta donde entró de verdad: el saldo de cada cuenta se mueve con eso, y es lo que después va a cuadrar contra el banco.

Qué cargos cubre

Si no eliges nada, el pago se aplica en el orden del oficio: primero los recargos, luego la deuda más vieja, al final el mes corriente. Es el orden que fija la ley en Quintana Roo y el que siguen la mayoría de los reglamentos.

Puedes elegir a mano. Kondable te avisa antes de guardar si esa elección deja sin cubrir un cargo que todavía tiene descuento por pronto pago: pagar la deuda vieja primero es correcto, pero cuesta más.

El descuento se gana pagando, no se descuenta del cargo

El cargo siempre se emite completo. Si el pago entra dentro del plazo, liquida más de lo que entrega: con 10% de descuento, $1,350 saldan una cuota de $1,500. Y si el vecino abona la mitad a tiempo, gana la mitad del descuento - nunca es todo o nada.

El recibo del pago

Cada pago nace con un folio consecutivo de tu comunidad - #000001, #000002 - y un recibo en PDF listo para entregar: logo y datos de tu comunidad, quién pagó, con qué método, el desglose de qué cargos cubrió y cuánto quedó debiendo la unidad justo después de pagar. Ese saldo queda congelado en el recibo: reimprimirlo dentro de un año enseña los números de aquel día, no los de hoy.

Abre el pago y presiona Descargar recibo - las veces que haga falta. Desde la app es Compartir recibo: se abre la hoja de compartir del teléfono y se lo mandas al vecino por WhatsApp sin pasar por la computadora.

Si buscas el pago de un recibo que te enseñan, escribe el folio en el buscador de Pagos. Y si el pago se cancela, su recibo lo dice con todas sus letras: el folio no se reusa y el documento deja de amparar el pago.

Saldo a favor

Lo que ningún cargo tomó queda como saldo a favor de la unidad. Pasa en dos casos: el vecino pagó de más, o pagó por adelantado antes de que existiera el cargo.

No es un número que alguien mueve: es la parte del pago que todavía no se aplicó, y por eso siempre se puede rastrear de qué depósito salió.

Cuando le generes el mes siguiente, entra a la unidad y presiona Aplicar a lo que debe. Se consume el dinero más viejo primero.

Corregir un pago

Un pago no se edita: se cancela, con un motivo que queda en la bitácora junto a tu nombre. Al cancelarlo, los cargos que cubría vuelven a deber y el saldo a favor que dejó deja de contar. Después registras el pago correcto.

Es lo que hay que hacer cuando un cheque rebota, cuando el depósito era de otra unidad, o cuando se capturó de más.

Llegaste con historia

Si tu condominio ya cobraba antes de Kondable, Pagos → Importar histórico sube el Excel que ya tienes: unidad, fecha, monto, método y referencia. Cada renglón se registra como un pago y liquida lo que esa unidad debía, empezando por lo más viejo, así que los saldos quedan como habrían quedado si Kondable hubiera estado ahí desde el principio.

Si un renglón no se puede leer, no se importa nada y te decimos cuál es: media historia importada es peor que ninguna, porque nadie sabe qué mitad falta.

Desde el celular

Todo lo anterior está en la app, que es donde se toman la mayoría de los pagos: con el comprobante enfrente, en el lobby. Ahí se adjunta con la cámara, desde tus fotos o como archivo (el PDF del banco, por ejemplo), sin pasar por la computadora. Lo único que se queda en la web es la importación y la exportación de Excel.

Preguntas frecuentes

Un dueño de tres unidades pagó todo con una transferencia. ¿Cómo lo registro? Como tres pagos, uno por unidad, con la misma referencia. La deuda y el estado de cuenta son de la unidad; un pago repartido entre varias no se puede exhibir en ninguna.

¿Puedo borrar un pago? No. Se cancela con motivo y queda el registro de que existió.

¿Por qué el cargo sigue debiendo si ya pagó? Porque el dinero se aplicó a otra cosa: casi siempre a un recargo o a un mes anterior. Abre el pago y mira a dónde se fue - ahí está el desglose peso por peso.

¿El descuento cuenta como un gasto? No. Es menos ingreso, no un egreso. Aparece como línea propia en el estado de resultados.