Reglas de cuotas

Una regla de cuota es la plantilla con la que Kondable va a cobrar. Dice cuánto se cobra, cada cuándo, a qué cuenta entra el dinero, desde cuándo y hasta cuándo aplica, y qué pasa si una unidad paga tarde o temprano. De ahí salen después los cargos de cada mes, ya con el monto congelado.

La mayoría de los condominios necesitan una sola regla: "Mantenimiento, $1,500 mensuales, día 15". Todo lo demás existe para cuando esa frase deja de ser suficiente.

Crear una regla

1. En tu panel, entra a Cuotas y presiona Nueva regla.
2. Escribe el concepto ("Mantenimiento", "Fondo de Reserva", "Cuota Extraordinaria Fachada"). El nombre importa más de lo que parece: ver Cuando dos reglas se pisan.
3. Pon el monto y la frecuencia: mensual, bimestral, trimestral, semestral, anual o única.
4. Elige la cuenta destino: a dónde debería entrar ese dinero.
5. Define desde cuándo empieza a cobrarse, y hasta cuándo si tiene fin.
6. Elige la fecha límite de pago.

La fecha de inicio también marca el ritmo

Una cuota trimestral que empieza en febrero se cobra en febrero, mayo, agosto y noviembre, no en los trimestres del calendario. El formulario te dice los meses en cuanto eliges la fecha, para que no tengas que sacar la cuenta.

La fecha límite: cuatro respuestas y una escotilla

La lista corta es la que usa casi todo el mundo: día 5, día 10, día 15 o último día del mes. Si tu reglamento dice otro día, Otro día abre el resto.

Último día del mes no es un número: se ajusta solo al 28, 30 o 31 según el mes. Es lo que quieres cuando la cuota vence "al cierre".

El resto de la lista llega hasta el 26 a propósito. No todos los meses llegan al 30, así que una regla que dijera "día 30" se volvería "día 28" cada febrero y el recargo correría dos días antes sin que nadie lo decidiera.

La cuenta destino es el plan, no la caja

Apuntar la cuota al Fondo de Reserva dice a dónde tendría que ir ese dinero, que casi siempre es lo que acordó la asamblea. Lo que no hace es amarrar el cobro: cuando registres el pago vas a elegir la cuenta real, porque un vecino que paga en efectivo mete el dinero a la caja chica aunque la cuota apunte al banco.

Sirve para dos cosas concretas: que la pantalla de cuotas diga de un vistazo qué parte de lo que se cobra alimenta cada fondo, y que después se pueda comparar lo que debía entrar contra lo que realmente entró a cada cuenta.

A quién se le cobra

Una regla puede aplicar a:

• Todas las unidades de la comunidad.
• Por sección: solo Torre A, solo la privada de atrás.
• Por tipo de unidad: solo los locales, solo los penthouses.
• Unidades específicas, elegidas una por una.

Cuando dos reglas se pisan

Aquí está la regla que evita discusiones. Dos reglas que se llaman igual son el mismo concepto y compiten entre ellas. Cuando las dos alcanzan a una unidad, esa unidad paga solo la más específica:

Gana	Alcance
1º	Unidades específicas
2º	Sección
3º	Tipo de unidad
4º	Todas las unidades

Así se resuelve el caso normal: escribes "Mantenimiento, $1,500, todas las unidades" y después "Mantenimiento, $2,200, tipo Penthouse". Los penthouses pagan $2,200 y nadie paga los dos.

Reglas con nombres distintos no compiten: "Mantenimiento" y "Fondo de Reserva" se suman, porque son dos cobros diferentes.

Cuando dos reglas del mismo concepto quedan empatadas en el mismo nivel, Kondable cobra la que empezó más recientemente y marca la otra con Se traslapa en la lista, para que la revises. Es un aviso, no un error: el cobro nunca se duplica.

Montos distintos por unidad

Cuando una unidad paga diferente al resto -el local de la esquina, el departamento con indiviso más chico- le asignas su propio monto sin crear otra regla.

Hay dos caminos, según de dónde vengas:

• Desde la unidad, que es lo normal cuando ya la tienes enfrente: abre la unidad y en Cuotas edita el monto del concepto que quieras. Funciona igual en la app: toca la cuota y captura el monto.
• Desde la regla, cuando vas a ajustar varias: entra a la regla y abre su lista de unidades. Ahí ves todas las que alcanza, cuánto paga cada una y cuáles están siendo cobradas por otra regla más específica.

Si son muchas, no las captures a mano:

1. Presiona Descargar plantilla. El archivo ya viene con tus unidades y lo que paga cada una hoy.
2. Cambia la columna Monto. Déjala vacía en las unidades que deban volver al monto general.
3. Súbelo con Importar montos.

Si alguna fila tiene un error, no se importa nada: corriges el archivo y lo vuelves a subir, sin quedarte con la mitad aplicada.

Recargos por mora

Opcional, y apagado por omisión. Cuando lo enciendes eliges:

• Porcentaje mensual sobre el adeudo, o monto fijo por cada mes de retraso.
• Días de gracia: cuántos días después del vencimiento empieza a correr.
• Recargo mínimo: por debajo de eso no se genera, para no perseguir pesos sueltos.
• Sobre qué se calcula: solo el cargo original, o el cargo más los recargos ya acumulados.

Esa última opción es la única que conviene pensar dos veces. Cobrar sobre los recargos acumulados es capitalizar intereses, y varias leyes estatales lo prohíben de forma expresa -Nuevo León y Quintana Roo dicen que el interés moratorio no es capitalizable-. Kondable te deja hacerlo porque hay reglamentos que lo pactan, pero el valor de fábrica es el seguro: solo el cargo original.

Un recargo nunca se aplica hacia atrás. Si lo configuras hoy, corre desde los cargos que se generen de hoy en adelante.

Descuento por pronto pago

También opcional. Eliges el porcentaje y el día límite para ganárselo: "10% pagando antes del día 10".

El conteo puede ser en días naturales -el día 10 es el 10 del mes- o en días hábiles -el décimo día hábil, sin contar sábados, domingos ni los días de descanso obligatorio del artículo 74 de la Ley Federal del Trabajo-. Los reglamentos usan ambos; revisa cuál dice el tuyo.

El descuento tiene que vencer antes o el mismo día que la fecha límite de pago. Si vence después, deja de ser un incentivo por pagar temprano y se vuelve una rebaja permanente: Kondable no te deja guardarlo así.

Cambiar o apagar una regla

Editar una regla cambia lo que se va a cobrar de aquí en adelante. Los cargos ya emitidos conservan el monto y las condiciones con que se generaron: subir la cuota en julio no reescribe lo que se cobró en junio.

Para dejar de cobrar un concepto no hace falta borrar nada: apaga la regla con el botón de encendido. Deja de generar cargos y su historia se queda completa. Si el concepto solo cambió de monto, la práctica limpia es ponerle fin de vigencia a la vieja y crear la nueva con la fecha en que arranca.

Quién las ve

Los administradores las crean, las editan y las apagan. El comité de vigilancia las puede consultar: son las cuotas que aprobó en asamblea y de las que responde, así que tiene sentido que las lea sin poder cambiarlas. Los residentes ven lo que les toca pagar en su unidad, no el catálogo completo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar una derrama sin tocar la cuota mensual? Sí, y es el uso típico de la frecuencia Única: una regla aparte, con su propio concepto y su propia cuenta destino, que se cobra una sola vez en el mes en que empieza.

¿Qué pasa si una unidad se cambia de sección? Las reglas la siguen. Deja de pagar la de su sección anterior y empieza a pagar la de la nueva a partir del siguiente cargo; lo ya emitido no se toca.

¿Y si una unidad no debe pagar nada de un concepto? Ponle monto propio de $0. Es distinto de dejarla fuera: el cargo se genera en cero y queda constancia de que no debe, en vez de no aparecer.

¿Kondable me avisa si dejé unidades sin cuota? Sí. La lista de cuotas te dice cuántas unidades no tienen ninguna regla asignada, que es justo lo que provoca que a alguien no le llegue su cargo.